Soepel efficient plannen

In de vorige update hebben we je geïnformeerd over de werkvormen waarin we onze trainingen gaan hervatten en de manier waarop we met de BHV Pop-Up deze trainingsvorm Corona- en toekomstbestendig maken. Ook hebben we het gehad over de imperfecties van onze trainingsaanpak en de manier waarop we deze willen gaan oplossen in de toekomst. Nu is het tijd om aandacht te geven aan de veranderingen in het proces, onze softwaresystemen en de impact die die heeft voor jullie als klant en daarmee onze cursisten.

TIP: Deel deze update met je BHV-ers zodat zij ook op de hoogte zijn.

In deze update aandacht voor:

Een andere manier van plannen
Aanpassingen in de lopende planning
Het samenvoegen van AAS en CURA cursusadministratie (Viper)
(Geautomatiseerde) Communicatie

Andere manier van plannen

Niet alleen onze trainingen zijn onder loep genomen de afgelopen weken en maanden. We hebben ook eens goed gekeken naar de manier van plannen, zowel bij ons in het trainingscentrum als bij onze opdrachtgevers. We hebben er in deze bijzondere tijd immers continu naar gestreefd om onze klanten niet met hogere kosten te confronteren. En dat willen we bij het hervatten van fysieke trainingen ook zo houden. Met de komst van de BHV Pop-Up locaties zijn we in staat gebleken om dicht bij de klant en cursist in de buurt Coronaproof te gaan trainen zonder dat dit voor klanten tot hogere kosten leidt. Door trainingen centraal bij de klanten/cursisten in de buurt te gaan plannen zien we een kans om ongekende flexibiliteit te bieden aan onze klanten en cursisten, want:

Jullie krijgen veel meer datums om te trainen dan voorheen, toen er per klant een planning werd opgesteld.
We bieden op de dagen dat we een BHV Pop-Up hebben diverse soorten trainingen tegelijk aan. Je hebt hierdoor niet alleen keuze uit veel dagen, maar kunt ook veel meer cursussen volgen op deze dagen. Nu is dit in ieder geval de Opleiding – Herhaling BHV (Nederlands en Engels), Herhaling EHBO en Herhaling Ploegleider.

Inschrijven van een Cursist versus Groepen

Uit ervaring weten we dat de opkomst voor trainingen hoger is als cursisten zelf een geschikte trainingsdatum hebben kunnen kiezen, in plaats van op een “verplichte” datum die voor ze wordt ingepland. Om de kosten van no-show, late annuleringen of onbenutte cursusplekken voor onze klanten terug te dringen stimuleren we al jaren de mogelijkheid om cursisten meer vrijheid te bieden bij het inplannen van cursussen met behulp van het cursistportaal. Iets dat nu naadloos aansluit bij de aangepaste manier van plannen. De cursist heeft nog meer keuze en nog meer vrijheid. Sommige klanten vinden het toch prettiger om cursisten als groep te laten deelnemen aan een training. Of om bijvoorbeeld zelf als contactpersoon de inschrijvingen voor cursisten te doen. Dit is uiteraard geen probleem! Je kunt gewoon nog steeds groepen cursisten blijven inplannen (al dan niet in samenspraak met je Klant Succes Manager) waardoor je cursisten ook gewoon als groep kunnen deelnemen aan de training.

Wat gebeurt er met de lopende planning?
De lopende planning is aangepast en ingepland op BHV Pop-Up locaties. En er worden nog de nodige BHV Pop-Ups bij gepland. Hier zullen we de komende weken heel erg druk mee bezig zijn. Daarnaast worden op de dagen dat we een BHV Pop-Up gepland hebben nu de verschillende cursusvarianten in de planning gezet. Je ziet dus straks in Viper per regio welke dagen, we welke cursussen gepland hebben staan met het aantal vrije plekken. Cursisten die al ingeschreven staan voor een cursus in de maanden oktober, november en december worden door ons overgeboekt. Ze ontvangen van ons dan een nieuwe bevestigingsmail met daarin alle details inclusief de adresgegevens van de locatie van de BHV Pop-Up. Wil je in de tussentijd de cursisten informeren over de wijzigingen die nu zijn doorgevoerd en wat dit voor hun betekent dan kun je bij je Klant Succes Manager informatie opvragen die we speciaal hebben samengesteld voor interne verspreiding onder cursisten bij onze klanten.

LET OP! Ook de techniek verandert mee
Onze cursusadministratie werd in twee omgevingen gevoerd namelijk die van AAS Veiligheid (https://aasveiligheid.viper365.nl) en die van CURA (https://cura.viper365.nl). Om onze klanten en cursisten nog beter van dienst te kunnen zijn in deze snel veranderende wereld, zijn deze week beide omgevingen samengevoegd onder https://cura.viper365.nl. Inloggegevens en dergelijke blijven onveranderd, dus de overgang gaat relatief geruisloos.

Daarnaast worden alle trainingen die we nu inplannen centraal in de planning gezet en niet meer per klant. Dat betekent dus dat voortaan alle trainingen in Viper zichtbaar zijn onder het kopje open cursussen. Op dit moment worden de laatste trainingen omgezet waardoor je dus binnen kort geen cursussen meer zult zien staan onder het tabje mijn cursussen. Voor het gemak hebben we in een korte video uitgelegd hoe het inschrijven precies in zijn werk gaat.

Sorry. (Geautomatiseerde) Communicatie

De afgelopen maanden is er voor de cursist in een rap tempo veel veranderd, zo ook op het gebied van communicatie. Dit heeft tot gevolg dat niet alle communicatie altijd even duidelijk of actueel is. We willen hiervoor sowieso onze excuses aanbieden. Er wordt hard gewerkt om de communicatie actueel te hebben en houden. En daarnaast zal in de komende maanden kritisch gekeken worden naar de manier waarop we met cursisten communiceren, welke berichten nog relevant zijn en hoe we de informatie centraal en beter bereikbaar voor cursisten kunnen maken.