Hybride werken. Wat betekent dat voor onze BHV organisatie?

Nu de versoepelingen elkaar in een rap tempo opvolgen is het ook tijd om te kijken hoe we omgaan met de maatregelen die blijven. Denk aan het thuis- en flexibel werken op meerdere locaties. Daarmee zien wij vanuit de markt de vraag ontstaan hoe je als bedrijf om kan gaan met hybride werken (thuis/kantoor) en dan specifiek als het gaat om de inrichting van de bedrijfsnoodorganisatie. 

Volgens ons ligt de kern van de oplossing in het vergroten van de zelfredzaamheid van alle aanwezigen (door slim en efficiënt informeren, trainen en oefenen), in combinatie met beleidskeuzes, een brandveilig gebouw en informatie laagdrempelig beschikbaar maken binnen de gehele organisatie. De komende weken nemen we jullie mee op reis terwijl wij dit vraagstuk gaan verkennen. Deze week deel 1. Het op niveau houden van de bezetting.

Op niveau houden van bezetting
Veiligheid doen je samen! En met de toenemende flexibele bezetting van kantoren zal dit credo steeds belangrijker worden. De aanwezigheid van personen zal steeds moeilijker te voorspellen zijn, dus het borgen van een adequate BHV bezetting zal steeds complexer worden. Al is het maar omdat minder kan worden teruggevallen op het BHV kernteam en de daar aanwezige kennis (door inzet van bijvoorbeeld externen). Er veel meer een beroep gedaan moeten worden op de zelfredzaamheid van alle aanwezige personen in een gebouw, eigenlijk klinkt dat heel logisch toch?. Bij een calamiteit wil je toch niet dat iedereen naar de bedrijfshulpverlening kijkt en ondertussen geen actie onderneemt.

Om op zelfredzaamheid een beroep te kunnen doen moet er voldaan worden aan een aantal voorwaarden:

• Deze zelfredzaamheid dient door voorlichting/training geborgd te worden onder de aanwezigen.
• Snelle en correcte informatievoorziening onder alle aanwezigen over een eventuele calamiteit.
• Meer focus te leggen op ontruimen (dus gebouwkennis) en minder op het bestrijden van een brand.
• Meer focus op levensbedreigende situaties (reanimatie) en minder op huis-tuin-keuken ongelukken waarbij in de  eerste 15 minuten geen of beperkt actie noodzakelijk is door een bedrijfshulpverlener

Maak werk van beleid
Als organisatie moet je in het kader van veiligheid ook beleidsmatige keuzes maken. Door bijvoorbeeld bij het maken van beleidsmatige keuzes de BIO-matrix (Bouwkundige, Installatietechnische en Organisatorische maatregelen) in het achterhoofd te houden. Uit onze probleemanalyse blijkt nadrukkelijk dat op organisatorisch vlak de meeste de uitdagingen liggen ten aanzien van aanwezigheid en bezetting. Gelukkig is de BIO-matrix een matrix met communicerende vaten dus extra inspanningen op het gebied van bouwkundige of installatietechnische aanpassingen maken dat minder inspanning vereist is op het gebied van organisatie.

Door optimaal in te zetten (zeker bij nieuwbouw) op brand- en in het bijzonder subbrandcompartimentering kan extra veiligheidsmarge worden gecreëerd voor iedereen om veilig en zelfstandig het pand te verlaten. En met het slim inzetten van sprinkler, watermist en blusgasinstallaties kan op risicovolle plekken het bestrijden van een beginnende brand afdoende installatietechnisch worden afgedekt. Waardoor ook hierdoor meer tijd over blijft voor iedereen om het pand veilig te verlaten.

Dit in het achterhoofd nemende is het niet noodzakelijk om over veel volledig opgeleide BHV-ers te beschikken en kan de basis van de BHV-organisatie worden beperkt waardoor een basis aanwezigheid en bezetting makkelijker kan worden gewaarborgd. Het vervolgens zorgdragen voor kennis, kunde en ervaring bij alle aanwezigen in een organisatie draagt vervolgens bij aan het creëren van het wettelijk beoogde veiligheidsniveau zoals vastgelegd in de Arbowet.

Kennis, kunde en ervaring aanwezigen
Zoals hierboven benoemd is het van belang om de zelfredzaamheid van alle aanwezigen te verhogen als het gaat om het handelen bij een calamiteit in de eerste 15 minuten van de calamiteit. Hierbij moeten we uiteraard rekening houden met de uitdagingen die horen bij een hybride organisatie qua werken. Meer flexibiliteit, geen zicht op wie, wanneer op kantoor is etc. 

Hierbij is het van belang om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te krijgen. We zien hiervoor een aantal creatieve en innovatieve oplossingen. Hierbij nemen we het volgende gegeven als een uitgangspunt oftewel maatgevende factor: “Gaat het brandalarm is de reactie van de gemiddelde persoon als eerste zijn telefoon pakken om een instagram-post te plaatsen. Laten we dit gegeven gebruiken om slim en doeltreffend kennis en kunde bij alle aanwezigen te krijgen

Bewustzijn creëren
Door het creëren van een uitermate bijzondere multi sensorische beleving creëer je bewustzijn onder aanwezigen in een gebouw of op het campusterrein omdat het meemaken van een brand of andere calamiteit op een manier waarbij alle zintuigen geprikkeld worden (wetenschappelijk bewezen door onderzoekers van TNO) indruk maakt. Door de hoge wow-factor van de Sensiks Pod zul je zien dat er sprake is van een stukje Social Selling en uiteindelijk veel mensen de beleving een keer willen hebben meegemaakt.

Aantrekkelijk leren 
Wil je een brede doelgroep binnen jouw organisatie trainen dan moeten we trainen laagdrempelig en vooral aantrekkelijk maken. Met behulp van de Fectar App kunnen we leerreizen ontwikkelen die met de inzet van Augemented Reality (Hologrammen) zelfs studenten aan zullen spreken om kennis op te doen van de belangrijkste vaardigheden omtrent ontruimen.

QR your info
Informatie daar beschikbaar maken waar hij relevant is. Denk aan QR codes op vluchtwegplattegronden, in ontruimingsplannen en bij belangrijke afsluiters/items in het gebouw. Op deze manier is informatie met elke smartphone snel en eenvoudig te raadplegen en borg je de belangrijkste gebouwkennis voor het BHV team. Simpel je camera ervoor houden en direct verwezen worden naar de relevante informatie eventueel aangevuld met foto en ander beeldmateriaal om een en ander duidelijker te maken.

Modern ondersteunen tijdens een calamiteit
Ook hier kunnen we weer slim gebruik maken van Augmented Reality (Hologrammen) in combinatie met de gratis Fectar App om snel en eenvoudig iedereen te instrueren over wat er in de specifieke situatie van hun wordt verwacht. Met daarin geprojecteerd de snelste looproutes naar buiten.

Volgende week deel 2: Van BHV naar Bedrijfsnoodorganisatie. Daarbij zoomen we in op een alternatieve BHV organisatie die past bij het nieuwe werken en een nieuwe werkwijze, sector gewijs oefenen.